Nieuwe offertes: transparant, overzichtelijk en volledig op maat gemaakt

Sinds kort maken Wim Bosman Expeditie B.V. en Wim Bosman CEE B.V. gebruik van een nieuw softwareprogramma waarmee offertes gemaakt worden. Deze offertes zijn van een zeer hoge kwaliteit, overzichtelijk en beter leesbaar. Daarnaast is de doorlooptijd voor het maken van een offerte aanzienlijk verkort.

Het nieuwe programma zorgt er niet alleen voor dat offertes van hoge kwaliteit snel en op maat aangeboden kunnen worden. Met dit programma is het ook mogelijk prijzen nauwkeurig en correct in het tariefafspraken systeem te verwerken, met als resultaat een verbeterde facturatie. Tevens is het mogelijk om complexe aanvragen efficient en effectief te behandelen, waardoor direct een oplossing geboden kan worden.

Professionele oplossingen

Aanleiding voor deze innovatie is de uitkomst van het klanttevredenheidsonderzoek. Hieruit bleek onder andere dat de facturatie verbeterd kon worden.

Het verkoopproces draait om het begrijpen van klantbehoeften en het vertalen van deze behoeften naar een passende oplossing tegen uitstekende voorwaarden, met een daarbij behorende correcte factuur. Om te kunnen inspelen op de behoefte van klanten is vooruitkijken & alert blijven van groot belang. Daarom is innovatie een van de speerpunten van Wim Bosman. Dit betekent bijvoorbeeld intelligenter omgaan met resources, medewerkers, middelen & beschikbare data.

Als uitgangspunt geldt dat alle prijsafspraken elektronisch verwerkt moeten kunnen worden. Alle gegevens die nodig zijn voor een juiste factuur moeten daarom in het systeem staan. Hierbij werkt Wim Bosman volgens de zogenaamde 'Management by Exception' methode, dat wil zeggen bij het managen van activiteiten zijn de uitzonderingen of afwijkingen leidend. Hierbij moet de standaardprocedure automatisch zonder fouten verlopen. Uitzonderingen vormen de regel bij klantspecifieke verkoopprocessen. Dit vraagt om grote flexibiliteit bij het aanbieden van offertes, maar ook om controle op uitzonderingen. Het nieuwe offerteprogramma biedt diverse vormen van autorisatie. Met deze aanpak biedt Wim Bosman ondersteuning voor de behoefteanalyse vanuit klantperspectief.

Michel Engel, manager ICT legt uit: 'Het is eigenlijk het creeren van de omgekeerde wereld door te werken met een spoorboekje. Wanneer alles volgens het spoorboekje verloopt, is er geen bijsturing nodig en verloopt alles automatisch. Zodra ergens afwijkingen ontstaan, kan de medewerker zeer gemakkelijk bijsturen'.

'Het mes snijdt hierbij aan twee kanten: het is een structurele oplossing die zowel onze klanten als Wim Bosman voordelen biedt. Het nieuwe offerteprogramma biedt klanten overzichtelijke offertes die goed leesbaar, eenduidig en snel te verwerken zijn. Dit scheelt een klant veel uitzoekwerk en daarmee ook tijd. Daarnaast zorgt het nieuwe programma voor een verbeterde facturatie. Ook verkleint het nieuwe programma bedrijfsrisico's en vervangt handmatige spreadsheets door professionele oplossingen'.

Analyse en innovatie van bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen binnen Wim Bosman worden continu onderzocht en verbeterd. Daarbij worden deze processen dusdanig georganiseerd dat ze voor klanten veel voordelen opleveren.

Het nieuwe offerteprogramma is daarmee dus een onderdeel van een groter project, namelijk het reorganiseren van bedrijfsprocessen. Naar aanleiding van het klanttevredenheidsonderzoek zijn er allereerst gesprekken gevoerd met bedrijfsdirecteuren, trafficmanagers en operationele medewerkers van Wim Bosman. Daarbij zijn alle verbeterpunten en mogelijkheden in kaart gebracht. Vervolgens zijn de ervaringen met de tot dan toe operationele sofware verzameld, waarbij goede elementen zijn meegenomen naar het nieuwe programma. Daarna is er gezocht naar oplossingen voor ontbrekende stukken. Het plan van aanpak, een 'levend' document met de probleemstelling en de werkwijze is vervolgens door een team van Wim Bosman medewerkers naar de praktijk vertaald.

Met behulp van een Java variant, waarbij men gebruik maakt van de nieuwste technieken, technologieen & mogelijkheden, is een nieuw grafisch programma ontwikkeld dat in een oogopslag alle mogelijke informatie weergeeft. De snelheid van de gegevens die worden ingelezen, is beduidend verbeterd. Daarnaast kan meer informatie tegelijkertijd worden opgevraagd, waardoor men klanten direct kan helpen. Door deze automatisering is de hoeveelheid manuele handelingen structureel verminderd.

Het softwareprogramma is ontwikkeld door eigen medewerkers van de software afdeling, in samenwerking met de eindgebruikers.

Uitdagingen

Het nieuwe programma is zeer flexibel en klantvriendelijk. Voor de afdeling software van Wim Bosman was het een grote uitdaging om de diversiteit van alle prijzen goed te kunnen presenteren aan de klant. Daarnaast is het een complex vraagstuk alle business units van Wim Bosman in een programma te kunnen 'vangen'. Elke business unit kent immers haar eigen specifieke eisen wat betreft soort dienstverlening, landen en klantspecifieke eisen. Maar het eindresultaat heeft alle verwachtingen overtroffen.

'We hebben van de uitzondering een standaard gemaakt, zodat we flexibel kunnen inspelen op de behoeften van de klant'.

Wim Bosman Expeditie B.V. en Wim Bosman C.E.E. B.V. werken inmiddels al een aantal weken met het nieuwe programma, overige business units gaan binnenkort 'live'. Elke Wim Bosman onderneming gaat daarmee werken in dezelfde omgeving, waardoor synergievoordelen uit uniformiteit behaald kunnen worden.

Voordelen nieuw offerteprogramma

1. Hoge kwaliteit
2. Uitgebreide mogelijkheden voor maatwerk
3. Flexibel
4. Overzichtelijk
5. Eenduidig
6. Snelheid
7. Beter leesbaar
8. Verkorting doorlooptijd offerte
9. Vermindering foutgevoeligheid
10. Verbeterde facturatie
11. Meertalig
12. Makkelijk te onderhouden
13. Gebruiksvriendelijk
14. Transparant verkoopproces

Michel Engel: 'Een goede offerte is de basis voor een verdere samenwerking'.

Een deel van het projectteam, met van links naar rechts:
Nick Lenting - Software engineer, Cissy Wingelaar - Sales Controller, Ruud Tousain- Commercial Manager & Michel Engel - Manager afd. IT.